Na czym będzie polegała cyfrowa transformacja prawników?

Pandemia koronawirusa, opanowując świat, sprawiła, że transformacja cyfrowa dla całych branż stała się kluczową kwestią przetrwania na rynku. W ciągu kilku tygodni drastycznie zmieniły się preferencje zarówno klientów, jak i petentów. Ku wielkiemu zaskoczeniu, pojawili się liderzy, którzy wcześniej zaistnieli w wirtualnym świecie. Jest to zmiana nieodwracalna, dotycząca także prawników. Trzeba dodać, że sprawa została podniesiona w Parlamencie Europejskim już w 2018 roku poprzez rozporządzenie ustanawiające program „Cyfrowa Europa” na lata 2021-2027. Obserwując opasłe akta, kodeksy trudno oprzeć się wrażeniu, że najogólniej mówiąc polska klasa prawnicza, utknęła w archaicznym modelu pracy. Zacisza kancelarii i gabinetów z pewnością już wkrótce staną się symbolami minionej epoki.

Już od ponad roku za oceanem funkcjonują systemy analizujące umowy kredytowe lub identyfikujące teksty dokumentów. Nie trzeba dodawać, że działają znacznie sprawniej i szybciej aniżeli człowiek. Oczywiście podobne rozwiązania pojawiają się i na polskim gruncie. Termin, w którym opanują w pełni najszerzej pojmowane usługi prawnicze, uzależnione jest od stopnia świadomości, że zmiany są nieuniknione.

Sztuczna inteligencja z powodzeniem wkracza do kancelarii prawniczych, a obsługę klienta na podstawowy poziomie z powodzeniem przejmują programy komputerowe replikujące ludzkie zachowania, tzw. chatboty. Biorąc pod uwagę zdolność aplikacji do samo uczenia się na podstawie pytań, odpowiedzi oraz reakcji klientów, trwają intensywne prace nad możliwością udzielania prostych porad prawnych przez te programy. Co prawda, jest to dopiero projekt, jedna przy obecnej szybkości rozwoju technologicznego, wizja ta może spełnić się niezwykle szybko.

Wyniki raportu zatytułowanego „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych” jasno wynika, iż 87% prawników zdaje sobie sprawę z coraz większego wpływu nowoczesnych technologii na styl i metody działalności. Oczywiście nie świadczy to o tym, że zawód prawnika przestanie istnieć. Nie da się zautomatyzować wszystkich aspektów życia z uwagi na jego różnorodność i nieprzewidywalność. Czynnik ludzki z pewnością długo jeszcze będzie pełnił funkcję kontrolną i doradczą.

Prawnicy powinni raczej dostrzec w tych przemianach szansę, pod warunkiem, że będą w stanie otworzyć się na nowoczesne rozwiązania. Współpraca nad umowami i dokumentami online przy użyciu nowoczesnych narzędzi do pracy kilku osób nad jednym dokumentem.

Twarde dyski, pendrive, karta pamięci to narzędzia, których czas mija w błyskawicznym tempie. Te pierwsze będą niedługo służyć jedynie do funkcjonowania systemu operacyjnego. Obecnie coraz większą popularnością cieszą się wirtualne dyski oferujące nie tylko olbrzymie zasoby, lecz także niezawodne zabezpieczenia. Tego typu rozwiązania są idealne dla przechowywania dokumentów prawniczych oraz pracy nad nimi. Wraz z tym muszą iść producenci aplikacji, umożliwiających edycję przez kilka osób jednocześnie. Nic nie stoi na przeszkodzie wymiany informacji w chmurze w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie wprowadzania bieżących korekt do obrabianych dokumentów. Już dzisiaj znalezienie odpowiednich do tego celu narzędzi, nie powinno stanowić najmniejszego problemu. W ten sposób kilka osób rozmieszczonych na różnych krańcach naszej planety może bez przeszkód ze sobą współpracować. Wielką zaletą takiego rozwiązania jest oprócz samego przechowywania, możliwość, sortowania i katalogowania w dowolny sposób. Firmy proponujące rozwiązania chmurowe pojawiają się w sposób niemal lawinowy, chociaż pozycję lidera na tym rynku jeszcze zachowuje znany światowy potentat w dziedzinie systemów operacyjnych.

Systemy do współpracy grupowej, podziału zadań, komunikacji z Klientem.

Jakkolwiek znalezienie i zastosowanie optymalnych rozwiązań w zakresie współpracy online nie stanowi już problemu, trzeba sobie zdawać sprawę, że zarządzanie zespołem bądź uczestnictwo samo w sobie nie jest łatwe. Występuje tu korelacja odmiennych temperamentów, poglądów i upodobań. Stworzenie skutecznego rozproszonego zespołu prawników tylko za pośrednictwem systemów IT, a następnie owocna współpraca może się okazać niezmiernie trudna. Niemniej wysiłek włożony w umożliwienie oraz zachęcenie do zdalnej współpracy już dzisiaj w wielu kancelariach ma kluczowe znaczenie dla podniesienia jakości usług prawniczych. Do najpopularniejszych narzędzi informatycznych wspomagających pracę grupową należą systemy typu teamware, workflow, komunikatory i telekonferencje. Teamware jest metodą wspomagania informatycznego pracy zespołowej oraz dzieleniu się wiedzą. Ogólnie mówiąc, jest to skuteczny sposób wymiany danych, archiwizacji, integracji działań kancelarii i przede wszystkim sprawnej komunikacji w zespole. W tym wypadku wszyscy członkowie grupy mają dostęp do bieżących poczynań pozostałych. Całość odbywa się w czasie rzeczywistym, rzecz jasna. Workflow, czyli aplikacje wspomagające zbiór czynności w celu uzyskania określonego efektu. Dzięki nim możliwe jest ustalenie zadań przypisanych danej osobie w procesie tworzenia i przetwarzania dokumentów. Jednocześnie system pozwala na monitorowanie efektów bieżących prac, terminów realizacji oraz zadań przypisanych konkretnemu członkowi zespołu. Nie bez znaczenia jest fakt, że poszczególne firmy IT stale pracują nad rozwijaniem programów, udostępniając okresowo dodatkowe moduły poszerzające zakres działania aplikacji. Dla podniesienia stopnia zintegrowania warto zastosować komunikację głosową i wideo. Oczywiście chat i mail są niezwykle ważne, jednak w znacznym stopniu odczłowieczają tę formę wymiany informacji, powodując poluzowanie więzów w zespole. Dotyczy to również kontaktów z klientem. Wymiana myśli umożliwiająca bezpośredni kontakt wzrokowy lub chociaż słuchowy niejako przywiązuje klienta do rozmówcy, będącego przecież przedstawicielem kancelarii. Może mieć to znaczenie w odniesieniu do uzyskania lojalności klienta względem firmy.

Cyfryzacja obiegu dokumentów?

Biurokracja prawnicza, na razie ma się świetnie. Polski system prawny niestety nie dorasta do wymogów współczesnego świata. Podejmowane są co prawda próby zmiany tego stanu rzeczy, jednak są one nieudolne i niezsynchronizowane. Przykładem tego mogą być systemy ubezpieczeń społecznych lub medyczne, gdzie praktycznie dokumentacja cyfrowa na podstawie obowiązujących przepisów jest powielana na papierze. W zasadzie cyfryzacja jest możliwa od wielu lat i w szeregu instytucji z powodzeniem się ją stosuje. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest trwałość dokumentu i co najważniejsze niemal błyskawiczny do niego dostęp z każdego punktu na kuli ziemskiej. Czy i kiedy wejdzie cyfryzacja do sądów? Prace nad usprawnieniem działalności sądów poprzez cyfryzację są prowadzone już od 2015 roku, kiedy to rozpoczęto projekt „Wdrożenie protokołu elektronicznego w sądach powszechnych”, został on sfinansowany z Programu Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. Dotyczy on między innymi: cyfrowej rejestracji dźwięku bądź dźwięku i obrazu, rejestracji posiedzenia dla utworzenia protokołu elektronicznego, dostępu do akt online. Zakończenie prac nad wspomnianym projektem miało nastąpić już dwa lata temu, jednak działania Ministerstwa Sprawiedliwości w tej sprawie pozostawiają wiele do życzenia. Wprowadzenie ogólnych systemów informatycznych, działających sprawnie we wszystkich jednostkach wymiaru sprawiedliwości wiąże się z ogromnymi nakładami finansowymi. Znaczna część tych nakładów z racji konieczności stałej obsługi i serwisowania ma charakter stały, co w dużym stopniu obciąża budżet ministerstwa. W tej sytuacji trudno jest jednoznacznie stwierdzić, kiedy cyfryzacja w pełni obejmie przybytki Temidy. Pewnym jest natomiast, że proces ten nastąpi wcześniej czy później.

Czy prawnik zyska jakąś pomoc dzięki nowoczesnym technologiom i narzędziom?

Nie da się ukryć, że liczba przepisów oraz dokumentów, z którymi pracują prawnicy, niepokojąco rośnie z roku na rok. Jest to zawód, w którym ani na chwilę nie można stracić z oczu bieżących wydarzeń legislacyjnych. Przy tak dużej ilości powstających aktów prawnych, musi w którymś momencie powstać zator informacyjny. Raport „Future Ready Lawyer” jako jeden z głównych problemów prawników wymienia właśnie radzenie sobie z nawałem i złożonością informacji. Obecnie prowadzone s intensywne działania na rzecz stworzenia systemów informatycznych wspomagających pracę prawników, jednak wszystkie są na etapie wstępnym. Co więcej, wprowadzenie ich na nasz rodzimy rynek może być utrudnione z powodu bariery językowej. Obecnie przedstawiciele palestry muszą zadowolić się wspomnianymi wcześniej metodami przechowywania danych, organizatorami pracy zdalnej zespołów oraz platformami oferującymi dostęp do pełnej dokumentacji prawniczej w formie cyfrowej. Pomimo stale rosnących wymagań w stosunku do świata prawniczego, jest to w Polsce dziedzina od lat cierpiąca na liczne zaniedbania w sferze finansowej, jak i organizacyjnej. Owszem, liczące się kancelarie prawne mogą pozwolić sobie na inwestycje usprawniające działalność, w odniesieniu do omawianych kwestii, jednak zdecydowana większość musi uzbroić się w cierpliwość. Pozostaje śledzić nowinki techniczne i mieć nadzieję, że wkrótce na trwałe wpiszą się w polską rzeczywistość prawniczą.

Prawnicy moga szukać pierwszej pomocy w transformacji cyfrowej ich biznesu na portalu www.Bazadoradcow.pl, który zrzeszaja prawników, księgowych oraz notariuszy.

undefined